Dan organizatorice festivala s Festival-S, od jutarnjih brojki do zadnjeg ulaza

Ovaj put ne opisujemo funkcije redom. Pratimo jedan dan. Glavna je osoba organizatorica festivala, nazovimo je samo tako. Do događaja je ostalo još malo vremena, a večeras se otvaraju vrata. Takvih dana na sceni ima puno, pa smo ga zamislili općenito. Sve što se u njemu događa ipak je ono što Festival-S stvarno radi.

Jutro: kava i pregled u Organizer OS-u

Dan počinje prije prvog poziva. Organizatorica otvori Organizer OS na mobitelu. Festival-S radi kao web aplikacija (PWA), pa ga je davno instalirala na početni zaslon. Nema traženja po pregledniku.

Na ploči vidi sve što joj treba za prvi dojam:

• koliko je ulaznica prodano,
• kakav je promet,
• kolika je naknada platforme,
• koliki je iznos za isplatu,
• kolika je popunjenost po eventu,
• popis narudžbi.

Naknada platforme iznosi 9 %, pa joj računica nije iznenađenje. Kupci na stranici eventa također vide koliko od cijene ide organizatoru. Ta otvorenost joj je važna. Publika na sceni voli znati kamo ide njezin novac.

Popunjenost je tog jutra glavno pitanje. Jedna vrsta ulaznica ide bolje od druge. Organizatorica ne želi nagađati zašto.

Prijepodne: razgovor s AI Direktorom

Zato otvori AI Direktora. On iz stvarnih brojki prodaje sažme stanje i napravi projekciju. Uz to predloži tri konkretna poteza i istakne glavni rizik.

Ne dobije opći savjet tipa „pojačaj promociju“. Dobije prijedloge vezane uz njezine brojke. Rizik koji joj pokaže tiče se njezine situacije, a ne festivala općenito. Odluka i dalje ostaje njoj. AI Direktor joj samo pomaže da prije podneva zna gdje stoji.

Jedna stvar joj je posebno draga:

Modelu idu samo brojke, bez osobnih podataka kupaca.

Imena i e-adrese ljudi koji su kupili ulaznice ne putuju nikamo radi analize. Za nju to znači jednu brigu manje. Za publiku još više.

Podne: priča koja vodi do ulaznice

Jedan od poteza odnosi se na vidljivost. Organizatorica zato pogleda Medij na Festival-S. Tamo su najave, intervjui, vodiči i priče sa scene.

Članak vezan uz njezin događaj ne stoji sam za sebe. Čitatelj koji ga pročita stiže do ulaznica. Ne mora tražiti gdje se kupuje, jer priča i kupnja žive na istom mjestu.

Neki ljudi do festivala dođu drugim putem. Pitaju Festival-S bota. On pomaže pronaći događaje po državi, gradu, datumu, žanru i vrsti. Odgovara iz podataka s Festival-S. Podatke kartice ne prima.

Poslijepodne: kupnje koje se ne preklapaju

Kako se večer bliži, kupnje se zgušnjavaju. Posjetitelj odabere festival i vrstu ulaznice. Nakon kupnje dobije ulaznicu s QR kodom.

Organizatorica se ne boji da će isto mjesto otići dvjema osobama. Pri svakoj narudžbi zaključava se količina ulaznica. Ako dvoje ljudi u istom trenutku klikne na posljednje mjesto, ono se ne može prodati dvaput.

Usput joj se javi prijateljica koja je ranije kupila ulaznicu. Ne može je pronaći u pošti. Organizatorica joj kaže da ulaznicu može ponovno otvoriti svojom e-adresom ili kodom ulaznice. Problem je brzo riješen, bez poziva podršci.

Večer: ulaz bez posebne opreme

Vrata se otvaraju. Na ulazu nema posebne opreme. Ekipa skenira ulaznice kamerom mobitela, izravno u pregledniku.

Ritam je jednostavan. Posjetitelj pokaže QR kod, mobitel ga pročita i on ulazi. Kad kod ne želi suradnju zbog loše rasvjete ili napuklog zaslona, ekipa ga upiše ručno. Ručni unos služi kao rezerva.

Pravila na ulazu su jasna i nitko ih ne mora tumačiti:

• svaka ulaznica prolazi ulaz samo jednom,
• ponovno skeniranje istog koda javlja duplikat,
• nepostojeći kod se odbija.

Kad netko pokuša ući sa snimkom zaslona tuđe ulaznice koja je već prošla, sustav to odmah pokaže. Ekipa ne mora raspravljati ni nagađati.

Organizatorica se tijekom večeri nekoliko puta vrati u Organizer OS. Uz prodaju sada prati i broj ulazaka po eventu. Vidi kako se prostor puni i zna je li gužva na ulazu stvarna ili samo dojam.

Iza ponoći: događaj postaje održan

Kad se festival završi, njegova stranica ne nestaje. Održani događaji prikazuju se odvojeno, kao održani, i više ne nude kupnju. Nitko sutradan neće slučajno kupiti ulaznicu za nešto što je prošlo.

Organizatorica zatvara dan uz isti zaslon kojim ga je otvorila. Ujutro su bile brojke i pitanja. Navečer su brojke i odgovori. Između toga nije morala skakati iz alata u alat.

Festival-S je napravila Event AI Group, hrvatska tehnološka grupa koja gradi AI agente, platforme i operativne sustave za event industriju i druge grane. Ovaj dan je pokušaj da to pokažemo onako kako se stvarno živi: jedan zadatak za drugim, s mobitelom u ruci.

Kako isprobati Festival-S

Ako izlaziš, otvori Festival-S i pogledaj Medij, događaje u svojoj regiji ili pitaj bota što se događa ovaj vikend. Ako organiziraš događaje i želiš prodavati ulaznice s QR ulazom i pratiti sve u Organizer OS-u, javi nam se preko stranice Event AI Group. Prvi razgovor je besplatan.