Od otvaranja do zadnjeg računa: dan voditeljice restorana s Horeca OS-om

Ovaj put ne nabrajamo funkcije. Pratimo jedan izmišljeni, ali tipičan dan. Glavna je osoba voditeljica restorana. Nema imena, nema točnog lokala. Ima salu, kuhinju, šank, skladište i ekipu u smjenama. Uz nju je Horeca OS, naša radna aplikacija za ugostiteljske lokale.

Odmah na početku jedna važna napomena. Horeca OS je u beti. Radi, ali ga još dorađujemo. Zato ovaj tekst čitaj kao opis onoga što aplikacija danas pokriva, a ne kao obećanje gotovog proizvoda.

Jutro: skladište prije prve kave

Voditeljica dolazi prije ostalih. Dostava je već pred vratima. Na tabletu otvara skladište i upisuje primku. Ne treba posebnu opremu ni kasu u kutu. Horeca OS radi u pregledniku, pa joj je dovoljan tablet koji ionako stoji na šanku.

Nakon primke pogleda stanje. Uz svaku stavku vidi minimum koji je sama postavila. Ono što je palo ispod te granice pojavljuje se na popisu za naručivanje. Ne mora brojati police i pamtiti što je jučer nestalo. Popis je već složen.

Jednom tjedno radi inventuru. Uspoređuje što piše u sustavu i što stvarno stoji na polici. Potrošnja se bilježi tijekom dana, pa razlike brže uoči.

Prije otvaranja: jelovnik i rezervacije

Kuhar javlja da danas nema jednog jela. Voditeljica u jelovniku samo promijeni dostupnost. Jelo ostaje u sustavu, s cijenom, alergenima i fotografijom, ali gosti ga danas ne vide kao dostupno. To vrijedi i za QR jelovnik koji gosti skeniraju za stolom.

Zatim otvara rezervacije za današnji dan. Vidi tko dolazi i u koje vrijeme. Jedna obitelj je javila da ne može doći. Rezervaciju označi kao „otkazano“ i stol je opet slobodan za goste koji dođu bez najave.

Jelovnik, rezervacije i skladište nisu tri odvojena svijeta. U Horeca OS-u su dijelovi istog sustava.

Podne: ekipa dolazi na smjenu

Konobari i kuhari stižu. Svatko se prijavljuje na smjenu u aplikaciji, a na kraju dana se odjavljuje. Voditeljica u rasporedu po danima vidi tko danas radi, a tko dolazi sutra.

Ovaj tjedan u ekipu dolazi nova konobarica. Voditeljica joj šalje pozivnicu e-poštom. Konobarica se prijavljuje i odmah vidi svoje smjene. Ako joj je draže sučelje na engleskom, može ga odabrati. Aplikacija radi na hrvatskom i engleskom.

Ručak: sala, kuhinja i šank u istom ritmu

Prvi gosti sjedaju. Konobar na mobitelu otvara tlocrt sale. Stolovi su podijeljeni po zonama, primjerice unutra i terasa. Otvara stol i dodaje stavke.

U tom trenutku narudžba se pojavljuje tamo gdje treba. Jela idu na ekran kuhinje, a pića na ekran šanka. Kuhinja i šank imaju odvojene ekrane, svaki u tri stupca:

• novo: narudžba je stigla i čeka,
• priprema: netko je radi,
• spremno: može se odnijeti.

Narudžbe mijenjaju boju prema vremenu čekanja. Kuhar ne mora pitati koja je narudžba najstarija. Vidi to na ekranu.

Za stolom kod prozora gost maše. Konobar na stolu uključi oznaku „gost traži račun“. Kolega koji prolazi salom to vidi na tlocrtu i ne mora čekati da ga netko pozove. Stol se naplati i zatvori.

Jedna stvar je ovdje važna. Horeca OS vodi naplatu unutar svog sustava, ali u ovoj fazi ne tvrdimo da zamjenjuje blagajnu niti da rješava fiskalizaciju ili e-račun. Ako to trebaš, računaj na to dok aplikacija ne dođe dalje.

Popodne: kratki predah i pogled na brojke

Između ručka i večere voditeljica sjedne uz kavu i otvori pregled. Vidi današnji promet i promet za zadnjih sedam dana. Vidi prosječan račun i najprodavanije stavke. Na istom mjestu su i upozorenja o zalihama.

Iz pregleda doznaje da jedno jelo danas ide bolje nego inače. U skladištu provjeri ima li dovoljno sastojaka za večer. Ako nema, stavka je već na popisu za naručivanje.

Ništa od toga ne traži posebno izvješće ni tablicu na računalu. Podaci nastaju dok ekipa radi, a ona ih samo pogleda.

Večer: puna sala i rezervacije koje stižu

Navečer je gužva. Rezervirani gosti dolaze, a voditeljica ih na ulazu označava kao „stigli“. Konobari znaju koji su stolovi zauzeti, a koji se tek čekaju.

Kuhinja radi u punom ritmu. Stupac „novo“ se puni, stupac „priprema“ se pomiče, „spremno“ se prazni čim konobar odnese tanjur. Šank radi isto, na svom ekranu. Nitko ne viče kroz prolaz koje piće ide na koji stol.

Ako lokal ima više objekata, isti sustav može voditi i grupu lokala. Horeca OS smo zamislili za vlasnike, upravu i osoblje, od jednog lokala do više njih.

Zatvaranje: odjava i mirna glava

Zadnji stol se naplaćuje. Ekipa se odjavljuje sa smjene. Voditeljica još jednom pogleda pregled dana i upozorenja o zalihama. Popis za sutrašnju narudžbu već postoji.

Dan je završio bez papirića zalijepljenih na šank i bez pitanja „tko je danas radio do kraja?“. To je cilj s kojim gradimo Horeca OS: da sala, kuhinja, jelovnik, rezervacije, skladište i smjene budu na jednom mjestu.

Kako isprobati Horeca OS

Horeca OS je u beti. Radi, ali ga i dalje dorađujemo, pa računaj na promjene i nove dijelove. Ako želiš vidjeti kako izgleda, otvori Horeca OS u pregledniku na tabletu, mobitelu ili računalu.

Ako o njemu ili o sustavu po mjeri svog lokala želiš razgovarati s nama, javi se preko www.eventai-group.com. Prvi razgovor je besplatan. Za još priča iz grupe i sa scene prati Festival-S.