Iza scene Horeca OS-a: jedan lokal, jedan sustav, puno uloga

Odakle je krenula ideja

Lokal je mjesto gdje se puno toga događa istodobno. Konobar otvara stol, kuhinja čeka narudžbu, šank slaže piće, netko na vratima pita za rezervaciju, a vlasnik se pita koliko je čega ostalo na skladištu. Svaka od tih uloga treba nešto drugo. Ali sve rade za istog gosta i u istoj večeri.

Zato smo Horeca OS zamislili kao radnu aplikaciju koja u jednom sustavu vodi salu, kuhinju, jelovnik, rezervacije, skladište i smjene osoblja. Ne kao zbirku odvojenih alata, nego kao jedno mjesto na kojem svatko vidi svoj dio posla.

Odmah na početku važna napomena: Horeca OS je u beti. Radi i možeš ga isprobati, ali ga još dorađujemo. Neke stvari će se mijenjati. To otvoreno govorimo jer želimo da znaš što dobivaš.

Zašto je sala nacrtana, a ne popisana

Konobar ne razmišlja u brojevima stolova na popisu. Razmišlja u prostoru: terasa, unutra, uz prozor. Zato sala u Horeca OS-u počinje od tlocrta po zonama.

Na tlocrtu otvaraš stol, dodaješ stavke i naplaćuješ. Postoji i oznaka „gost traži račun“. Mala stvar, ali u gužvi je upravo to trenutak koji se najlakše izgubi. Ideja je jednostavna: ono što se događa za stolom treba se vidjeti na ekranu, a ne samo u nečijoj glavi.

Napominjemo i ovo: Horeca OS nije zamjena za blagajnu i ne bavi se fiskalizacijom ni e-računom. Njegov posao je organizacija rada u lokalu.

Zašto kuhinja vidi tri stupca

Kuhinji i šanku ne treba puno informacija. Treba im prava informacija u pravom trenutku. Zato ekran kuhinje i šanka ima tri stupca: novo, priprema, spremno.

Narudžba ide s lijeva na desno, kako se posao odvija. Kuhinja i šank imaju svoj zaseban prikaz, pa kuhar ne gleda koktele, a šanker ne gleda priloge.

Dodali smo i boju prema vremenu čekanja. Kad je gužva, nitko nema vremena čitati sitna slova. Boja kaže ono što je bitno: što čeka predugo.

Jelovnik kao jedan izvor

Jelovnik je u lokalu na više mjesta. Na papiru, na ploči, u glavi konobara. Kad se nešto promijeni, lako je da jedno mjesto zaostane.

U Horeca OS-u jelovnik ima kategorije, cijene, alergene, dostupnost i fotografije jela. Iz istog jelovnika nastaje i QR jelovnik za goste. Logika je ista kao kod sale: jedno mjesto koje se uređuje, a vidi se ondje gdje treba.

Posebno nam je bilo važno da su alergeni i dostupnost dio samog jelovnika. Gost pita, konobar odgovara, i to bez trčanja do kuhinje.

Rezervacije, skladište i smjene: dio iste večeri

Rezervacije se vode po danima, sa statusima, uključujući oznake „stigli“ i „otkazano“. Tako osoblje na vratima i u sali zna tko dolazi, tko je već tu, a tko neće doći.

Skladište smo složili oko pitanja koja se u lokalu stvarno postavljaju:

• Koliko čega imamo i gdje je minimum?
• Što je stiglo (primka)?
• Što je potrošeno i kako stoji inventura?
• Što treba naručiti?

Zadnje pitanje je zapravo cilj. Popis onoga što treba naručiti nastaje iz stanja i minimuma, pa ne moraš sve držati u glavi.

Kod osoblja je slično. Postoje smjene po danima, prijava i odjava sa smjene te pozivanje zaposlenika e-poštom. Novi član tima dobije poziv i ulazi u sustav, umjesto da mu netko prepričava raspored.

Pregled za one koji gledaju cijelu sliku

Vlasniku i upravi ne treba svaki stol. Treba im smjer. Zato postoji pregled koji pokazuje:

• promet za danas i za zadnjih 7 dana,
• prosječan račun,
• najprodavanije stavke,
• upozorenja o zalihama.

Ideja je da sve što se tijekom dana radi u sali, kuhinji i skladištu ima smisla i na kraju dana. Jedan pogled umjesto skupljanja podataka s više strana.

Zašto u pregledniku

Jedna od prvih odluka bila je da Horeca OS radi u pregledniku na tabletu, mobitelu ili računalu, bez kupnje opreme. Lokal ne treba kupovati poseban uređaj da bi isprobao kako mu sustav odgovara. Može krenuti s onim što već ima.

To vrijedi i za veličinu. Horeca OS je namijenjen vlasnicima, upravi i osoblju ugostiteljskih lokala, od jednog lokala do grupe lokala. Sučelje je na hrvatskom i engleskom, jer u ugostiteljstvu timovi često nisu jednojezični.

Svatko vidi svoj dio posla, a svi rade u istom sustavu.

To je, ukratko, cijela ideja.

Kako isprobati Horeca OS

Horeca OS možeš otvoriti na horecaos-hr.vercel.app. Imaj na umu da je u beti: radi, ali ga još dorađujemo, pa će se pojedini dijelovi mijenjati.

Horeca OS nastaje unutar Event AI Group, hrvatske tehnološke grupe koja gradi platforme i operativne sustave za event industriju, ugostiteljstvo, turizam i poslovanje. Više o grupi doznaj na eventai-group.com, a ako želiš razgovarati o sustavu po mjeri, prvi razgovor je besplatan. Ostale priče iz rubrike „Iz Event AI Grupe“ čekaju te na Festival-S.