Horeca OS korak po korak: kako tvoj lokal počinje raditi u novom sustavu

Kad uvodiš novi sustav u lokal, najteže je odlučiti odakle krenuti. Zato smo napisali ovaj vodič. Ne opisujemo izbornike ni gumbe. Pokazujemo redoslijed koji ima smisla kad vodiš salu, kuhinju, šank i skladište.

Prije svega, važna napomena: Horeca OS je u beti. Radi, ali ga još dorađujemo. Neke stvari mogu izgledati drukčije nego za nekoliko tjedana. Zato je ovo dobar trenutak da ga isprobaš i kažeš nam što ti treba.

Prije nego kreneš

Horeca OS radi u pregledniku. Ne trebaš kupovati novu opremu. Dovoljni su tablet, mobitel ili računalo koje već imaš u lokalu. Sučelje je na hrvatskom i engleskom, što pomaže ako u timu imaš ljude koji se bolje snalaze na engleskom.

Namijenjen je vlasnicima, upravi i osoblju. Odgovara jednom lokalu, ali i grupi lokala.

Jedno je bitno znati unaprijed. Horeca OS nije blagajna i ne radi fiskalizaciju. To je radni sustav za organizaciju posla u lokalu, a ne zamjena za blagajnu koju već koristiš.

Prvi korak: jelovnik

Sve ostalo ovisi o jelovniku. Bez njega nemaš što dodati na stol ni poslati u kuhinju. Zato kreni od njega.

U jelovniku složi:

• kategorije, na primjer predjela, glavna jela, pića
• cijene za svaku stavku
• alergene, da konobar ne mora nagađati kad gost pita
• dostupnost, da odmah vidiš što danas nema
• fotografije jela, ako ih imaš

Kad je jelovnik gotov, dobivaš i QR jelovnik za goste. Gost skenira kod za stolom i vidi ponudu na svom mobitelu.

Drugi korak: sala po zonama

Sada nacrtaj svoj prostor. Sala se vodi kroz tlocrt po zonama. Unutra, terasa, šank ili kako god je tvoj lokal podijeljen.

Kad je tlocrt postavljen, svakodnevni posao izgleda ovako:

1. konobar otvori stol
2. dodaje stavke iz jelovnika
3. kad gost zatraži račun, stol dobije oznaku „gost traži račun“
4. slijedi naplata

Ta oznaka zvuči sitno, ali u punoj sali znači da nitko ne čeka dok ga netko ne primijeti.

Treći korak: kuhinja i šank

Kad konobar doda stavke, one moraju stići tamo gdje se pripremaju. Za to služi ekran kuhinje i šanka. Postavi ga na tablet ili računalo u kuhinji, a drugi na šanku. Kuhinja i šank imaju odvojene prikaze.

Narudžbe su raspoređene u tri stupca:

• novo
• priprema
• spremno

Boja narudžbe mijenja se prema vremenu čekanja. Kuhar ne mora čitati vrijeme na svakoj narudžbi. Vidi ga po boji.

Savjet: prvih nekoliko dana pusti tim da radi sa sustavom u mirnijim smjenama. Lakše je naviknuti se kad nije petak navečer.

Četvrti korak: osoblje i smjene

Sustav vrijedi samo ako ga cijeli tim koristi. Zaposlenike pozivaš e-poštom. Svatko dobije poziv i pridruži se.

Nakon toga složi smjene po danima. Osoblje se prijavljuje i odjavljuje sa smjene, pa imaš pregled tko je radio i kada. Nema više rasporeda na papiru zalijepljenom pokraj šanka.

Peti korak: skladište

Kad sala i kuhinja rade, posloži skladište. Ovdje vodiš:

• stanje i minimume, koliko čega imaš i ispod koje razine ne smiješ pasti
• primku, kad roba stigne
• potrošnju i inventuru
• popis onoga što treba naručiti

Minimumi su važni. Kad ih jednom postaviš, sustav ti pokazuje što je pri kraju, a popis za narudžbu slaže se iz toga.

Šesti korak: rezervacije

Rezervacije se vode po danima, sa statusima. Kad gosti dođu, označiš ih kao „stigli“. Ako otkažu, označiš „otkazano“. Tako svi u smjeni znaju koji su stolovi zauzeti, a koji su se oslobodili.

Na kraju dana: pregled

Kad sve radi, dobivaš pregled poslovanja na jednom mjestu:

• promet za danas i za zadnjih 7 dana
• prosječan račun
• najprodavanije stavke
• upozorenja o zalihama

Vlasniku to štedi vrijeme. Ne moraš zbrajati na kraju večeri da bi znao kako je prošao dan.

Zašto ovim redom

Redoslijed nije slučajan. Jelovnik je temelj, sala i kuhinja su svakodnevica, osoblje mora biti unutra da bi sve to radilo, a skladište i rezervacije se nadograđuju kad osnova stoji. Možeš ići i drukčije, ali ovako se najmanje vraćaš unatrag.

Horeca OS razvija Event AI Group, hrvatska tehnološka grupa koja gradi platforme i operativne sustave za event industriju, ugostiteljstvo, turizam i poslovanje. Ugostiteljstvo pokriva naša divizija Horeca AI.

Kako isprobati

Horeca OS možeš otvoriti na adresi horecaos-hr.vercel.app. Ponovit ćemo: aplikacija je u beti. Radi, ali je još dorađujemo, pa nam je svaki tvoj komentar iz stvarnog rada u lokalu dragocjen.

Ako želiš razgovarati o tome što bi tvom lokalu trebalo, javi nam se preko www.eventai-group.com. Prvi razgovor je besplatan. Više priča iz grupe čitaj na Festival-S.